Laatst nog een vergadering gehad? En waar begon het mee: met een doelstelling? Zo ja, dan heb je geluk gehad. Meestal begint het met het noemen van de aanleiding of het onderwerp waarover het zal gaan.
Bij trainingen over outputsturing maak ik in het begin vaak een kort rondje. Elke deelnemer krijgt de opdracht om een bespreekpunt op een komende vergadering te openen met een gemeenschappelijke doelstelling. Dat zou toch een algemene vaardigheid moeten zijn. Is helaas niet zo. Wat volgt is een zoektocht bij de deelnemers: hoe formuleer je dat eigenlijk?
Tip 1: zie een vergadering als een productieruimte. Aan het begin liggen er materialen en wellicht halffabricaten op de werkbank. Wat moet er aan het eind van deze sessie toegevoegd zijn? Welk product ligt er dan op de werkbank? Welke stappen moet je met elkaar zetten om van A naar B te komen? Heb je instrumenten nodig om dat voor elkaar te krijgen? Heb je de juiste mensen wel rond de tafel?
De deelnemers doen pogingen. Het begint te lukken. Eigenlijk wordt het makkelijker als je jezelf de juiste opdracht geeft. Het is een kwestie van: ‘je snapt het pas als je het ziet’. Helpende zinnetjes kunnen ook nuttig zijn: ‘Wat we in deze sessie willen bereiken is…‘ ‘Ik zou dit gesprek graag willen gebruiken om …’
We voelen met elkaar dat zo’n aftrap direct het focus versterkt en meer uitdaagt om met elkaar aan de slag te gaan dan alleen het noemen van een zakelijk thema. Alleen ontbreekt er nog wat: de eerste ronde levert vooral doelen op vanuit het eigen perspectief geformuleerd. De ander(en) worden onvoldoende ‘meegenomen’.
Tip 2: vraag je af wat de ander(en) zou(den) willen bereiken. Ik werk regelmatig met mensen die van de ene naar de andere vergadering gaan. Aan een zorgvuldige voorbereiding komen ze meestal niet toe. Dan is de vraag: hoe besteed je die paar minuten voorbereidingstijd voor een overleg (terwijl je naar de vergaderruimte toe loopt)? Dit is wat deelnemers meestal aangeven: ‘Dan denk ik aan wat ik straks wil gaan zeggen’. Mijn stelling is: dat bedenk je ter plekke ook nog wel. Het alternatief is: ga in de schoenen van de ander(en) staan in die paar minuten. Hoe verwacht je dat die zullen aanschuiven, met welke doelen? Bij het bereiken van een resultaat is het belangrijkste om eerst bruggen te slaan op het niveau van doelen: wat willen we samen bereiken. Overeenstemming op dat gebied bij de start maakt het gesprek over mogelijke oplossingen vrijer en opener.
Tip 3: oefen je in het formuleren van gezamenlijke doelen en check die. Je inleven in de ander vergroot de kans dat je raak schiet bij het formuleren van een gezamenlijk doel. Vaak is het wel even zoeken naar een goede verwoording. Dat vergt enige oefening. Maar gelukkig hoeft het niet meteen perfect te worden geformuleerd om al snel een positief effect te hebben. Zodra een ander merkt dat je je inspant om de ander in de doelstelling mee te nemen, werkt dat op zich al positief. En afsluitend check je bij de ander: klopt dit? Want voordat je het weet kan je naar hetzelfde kijken en toch wat anders waarnemen. 
Maar vanuit zo’n samenwerkingsgerichte start zal een ander meestal meteen in de hulpstand gaan. Of formuleer het meteen als een vraag: “Als we zo de deur uitlopen, met welk resultaat zijn we dan tevreden?” En samen komen we er meestal wel uit. Toch?
Ik Jij Wij aanpak 
0 Reacties to “Outputsturing: vergaderen rond gezamenlijke doelen”